Polityka prywatności

1. Informacje ogólne i podstawa prawna

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego Kajran.pl, w szczególności klientów, osób składających zamówienia, korzystających z formularzy kontaktowych oraz odwiedzających stronę internetową sklepu.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej „RODO”,
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• przepisami dotyczącymi świadczenia usług drogą elektroniczną, komunikacji elektronicznej, rachunkowości oraz prawa podatkowego.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

RAFAŁ FILECKI
Jodłowa 9
42-231 Cykarzew Północny
NIP: 9490181521
REGON: 150288364
E-mail: zakupy@kajran.pl

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: zakupy@kajran.pl lub pisemnie na adres wskazany powyżej.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• nazwa firmy,
• adres zamieszkania, siedziby, dostawy lub adres korespondencyjny,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• NIP oraz inne dane potrzebne do wystawienia faktury,
• informacje dotyczące zamówienia, zakupionych produktów i wybranych wariantów,
• informacje dotyczące płatności i statusu transakcji,
• informacje związane z dostawą zamówienia,
• treść korespondencji prowadzonej z klientem,
• informacje przekazane w związku z reklamacją, zwrotem lub odstąpieniem od umowy,
• adres IP urządzenia,
• identyfikatory internetowe oraz dane zawarte w plikach cookies,
• dane techniczne dotyczące urządzenia, przeglądarki, systemu operacyjnego i sposobu korzystania ze strony.

Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych lub przekonań religijnych. Użytkownik nie powinien przekazywać takich informacji, jeżeli nie jest to konieczne do załatwienia konkretnej sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Składanie i realizacja zamówień

Dane Kupującego podane w związku ze składaniem zamówienia są przetwarzane w celu:

• przyjęcia i obsługi zamówienia,
• zawarcia i wykonania umowy sprzedaży,
• przygotowania i dostarczenia produktu,
• obsługi płatności,
• kontaktu w sprawach dotyczących realizacji zamówienia.

Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy sprzedaży lub podjęcia działań na żądanie Kupującego przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.2. Obsługa płatności

Dane związane z płatnością są przetwarzane w celu przyjęcia, potwierdzenia i rozliczenia płatności oraz obsługi ewentualnych zwrotów i reklamacji płatniczych.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• wykonanie umowy sprzedaży – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych związanych z dokumentacją finansową i rachunkową – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wyjaśnianiu nieprawidłowości, zapobieganiu nadużyciom oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.3. Dostawa zamówienia

Dane odbiorcy przesyłki są przetwarzane w celu przekazania zamówienia przewoźnikowi i jego dostarczenia pod wskazany adres albo do wybranego punktu odbioru.

Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy sprzedaży – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.4. Dokumentacja księgowa i podatkowa

Dane znajdujące się na fakturach, rachunkach, potwierdzeniach sprzedaży oraz w dokumentacji księgowej są przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych ciążących na Administratorze.

Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.5. Reklamacje, zwroty i odstąpienie od umowy

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

• przyjęcia i rozpatrzenia reklamacji,
• obsługi odstąpienia od umowy,
• obsługi zwrotu produktu lub płatności,
• realizacji obowiązków Sprzedawcy wynikających z przepisów prawa konsumenckiego.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• wykonanie umowy oraz obsługa uprawnień związanych z zawartą umową – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu przebiegu reklamacji, zwrotu lub odstąpienia oraz obronie przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Kontakt i obsługa zapytań

Dane przekazane w wiadomości e-mail, formularzu kontaktowym lub podczas innej formy kontaktu są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi przesłanego zapytania.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie dotyczy produktu lub przyszłego zamówienia,
• prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, udzielaniu odpowiedzi i obsłudze klientów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w pozostałych przypadkach.

4.7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z prowadzenia sklepu, zawartych umów, dokonanych płatności, reklamacji albo innych zdarzeń związanych z korzystaniem ze sklepu.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.8. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania sklepu

Dane techniczne, logi serwera, adresy IP oraz informacje dotyczące sposobu korzystania ze sklepu mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania sklepu,
• zapewnienia bezpieczeństwa strony i systemów informatycznych,
• wykrywania błędów technicznych, nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu,
• tworzenia kopii bezpieczeństwa,
• prowadzenia podstawowych statystyk technicznych.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, sprawności i ochrony sklepu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.9. Analityka i statystyka

Jeżeli w sklepie zostaną wdrożone narzędzia analityczne wykorzystujące pliki cookies lub podobne technologie, dane mogą być przetwarzane w celu analizowania ruchu, źródeł odwiedzin, sposobu korzystania ze sklepu oraz poprawy jego funkcjonalności.

Jeżeli wykorzystanie danego narzędzia wymaga zgody użytkownika, podstawą przetwarzania będzie zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Użytkownik może odmówić udzielenia zgody lub wycofać ją w dowolnym momencie za pomocą ustawień plików cookies dostępnych w sklepie.

4.10. Marketing i reklama

Jeżeli w sklepie zostaną wdrożone narzędzia marketingowe, reklamowe, remarketingowe albo newsletter, dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności zgody użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli uzyskanie zgody jest wymagane.

Brak zgody na działania marketingowe nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia.

Udzielona zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawca platformy sklepowej Shoper oraz podmioty zapewniające jej utrzymanie techniczne,
• dostawcy hostingu, serwerów, poczty elektronicznej i kopii bezpieczeństwa,
• operator płatności Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A.,
• banki, agenci rozliczeniowi, organizacje płatnicze i inni dostawcy uczestniczący w obsłudze płatności,
• firmy kurierskie, operatorzy pocztowi oraz operatorzy punktów odbioru przesyłek,
• podmioty świadczące usługi księgowe, rachunkowe i podatkowe,
• dostawcy systemów informatycznych, integracji, wtyczek i narzędzi technicznych,
• podmioty świadczące pomoc prawną, windykacyjną lub doradczą, jeżeli jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych lub reklamowych – wyłącznie w przypadku ich wdrożenia i spełnienia wymaganych prawem warunków, w tym uzyskania zgody, jeżeli jest wymagana,
• organy publiczne, sądy i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z poleceniami Administratora, chyba że działają jako odrębni administratorzy danych na podstawie obowiązujących przepisów.

6. Płatności elektroniczne Przelewy24

W przypadku wyboru płatności elektronicznych dane niezbędne do przeprowadzenia i rozliczenia płatności mogą zostać przekazane operatorowi płatności:

PayPro S.A.
ul. Pastelowa 8
60-198 Poznań
KRS: 0000347935
NIP: 7792369887
REGON: 301345068

PayPro S.A. może przetwarzać dane płatnika w zakresie niezbędnym do:

• obsługi i potwierdzenia płatności,
• identyfikacji płatnika,
• rozliczenia transakcji,
• obsługi zwrotów i reklamacji płatniczych,
• przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących usług płatniczych, rachunkowości, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

W przypadku płatności kartą dane mogą być przetwarzane również przez banki, agentów rozliczeniowych oraz organizacje płatnicze uczestniczące w realizacji transakcji.

Sprzedawca co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, takich jak pełny numer karty lub kod zabezpieczający. Dane te są przekazywane bezpośrednio do podmiotu obsługującego płatność.

7. Czas przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych Administratora oraz okresów przedawnienia roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z realizacją zamówienia i wykonaniem umowy są przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane zawarte w dokumentacji księgowej, podatkowej i sprzedażowej są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa,
• dane związane z reklamacją, zwrotem lub odstąpieniem od umowy są przechowywane przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń,
• dane przetwarzane w celu kontaktu są przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie mogą zostać zachowane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do chwili wycofania zgody lub do czasu ustania celu przetwarzania,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są przechowywane do czasu ustania tego interesu, skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• logi techniczne i dane związane z bezpieczeństwem są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa oraz wyjaśnienia ewentualnych incydentów,
• dane zapisane w plikach cookies są przechowywane przez okres wynikający z rodzaju danego pliku cookies, jego ustawień oraz ustawień dokonanych przez użytkownika.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają przechowywane wyłącznie wtedy, gdy dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych – w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do wniesienia sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
• prawo do bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed jej wycofaniem.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia danych, jeżeli ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne w szczególności do wypełnienia obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną: zakupy@kajran.pl,
• pisemnie: RAFAŁ FILECKI, Jodłowa 9, 42-231 Cykarzew Północny.

Administrator może poprosić o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości.

9. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

Przed wniesieniem skargi można skontaktować się z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy lub usunięcia ewentualnych nieprawidłowości.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych przypadkach jest niezbędne do:

• złożenia i realizacji zamówienia,
• zawarcia umowy sprzedaży,
• dostarczenia produktu,
• dokonania lub rozliczenia płatności,
• wystawienia faktury,
• obsługi reklamacji, zwrotu lub odstąpienia od umowy,
• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie.

Brak podania danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić wykonanie danej czynności, w szczególności przyjęcie i realizację zamówienia.

Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne nie jest konieczne i nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w przyszłości w sklepie zostaną wdrożone narzędzia reklamowe, analityczne lub personalizacyjne, mogą one umożliwiać tworzenie podstawowych profili zainteresowań użytkowników, w szczególności na podstawie odwiedzanych podstron, oglądanych produktów oraz interakcji ze stroną.

Takie działania będą prowadzone wyłącznie po spełnieniu wymaganych prawem warunków, w tym uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli będzie ona wymagana.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator korzysta przede wszystkim z usług podmiotów działających na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w sklepie zostaną wdrożone usługi dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystających z infrastruktury znajdującej się poza tym obszarem, dane mogą zostać przekazane do państwa trzeciego.

W takim przypadku przekazanie danych nastąpi wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innego mechanizmu prawnego dopuszczonego przez RODO.

Informacja o konkretnych dostawcach, państwach oraz zabezpieczeniach powinna zostać uzupełniona, jeżeli w sklepie zostaną uruchomione narzędzia powodujące przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania sklepu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• obsługi koszyka i procesu składania zamówienia,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• zapewnienia bezpieczeństwa strony,
• prowadzenia statystyk i analityki,
• prowadzenia działań marketingowych lub reklamowych – jeżeli odpowiednie narzędzia zostaną wdrożone.

13.1. Niezbędne pliki cookies

Niezbędne pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania sklepu, obsługi koszyka, procesu zamówienia, ustawień prywatności i zabezpieczeń strony.

Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika w zakresie, w jakim są one niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub prawidłowego działania sklepu.

13.2. Analityczne i statystyczne pliki cookies

Analityczne pliki cookies mogą być wykorzystywane do zbierania informacji o sposobie korzystania ze sklepu, liczbie odwiedzin, źródłach ruchu oraz popularności poszczególnych podstron.

Są one uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

13.3. Marketingowe pliki cookies

Marketingowe pliki cookies mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, prowadzenia remarketingu, tworzenia profili zainteresowań oraz wyświetlania reklam dopasowanych do aktywności użytkownika.

Są one uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

13.4. Zarządzanie zgodami

Podczas pierwszej wizyty w sklepie użytkownik może otrzymać możliwość:

• zaakceptowania wszystkich plików cookies,
• odrzucenia plików cookies innych niż niezbędne,
• dokonania indywidualnego wyboru kategorii plików cookies.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać udzieloną zgodę za pomocą ustawień cookies dostępnych na stronie sklepu.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

13.5. Ustawienia przeglądarki

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować ich zapisywanie lub usuwać wcześniej zapisane pliki.

Całkowite wyłączenie niezbędnych plików cookies może spowodować nieprawidłowe działanie sklepu, koszyka, logowania lub procesu składania zamówienia.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych odpowiedniej do poziomu ryzyka.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

• korzystanie z szyfrowanego połączenia SSL/TLS,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów upoważnionych,
• stosowanie zabezpieczeń kont i systemów informatycznych,
• tworzenie kopii bezpieczeństwa,
• aktualizowanie oprogramowania,
• monitorowanie działania systemów oraz reagowanie na incydenty bezpieczeństwa.

Pomimo stosowania zabezpieczeń korzystanie z internetu nie daje możliwości zagwarantowania całkowitego wyeliminowania ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych.

15. Linki do stron zewnętrznych

Sklep może zawierać linki prowadzące do stron internetowych lub usług podmiotów zewnętrznych.

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez właścicieli zewnętrznych stron. Użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności danego podmiotu przed przekazaniem mu danych osobowych.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania sklepu,
• wprowadzenia nowych metod płatności lub dostawy,
• wdrożenia nowych narzędzi technicznych, analitycznych lub marketingowych,
• zmiany podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie sklepu.

17. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub zasad opisanych w niniejszej Polityce prywatności można kontaktować się z Administratorem:

E-mail: zakupy@kajran.pl
Adres korespondencyjny:
RAFAŁ FILECKI
Jodłowa 9
42-231 Cykarzew Północny